A receita para implantar benefícios flexíveis

A adoção de programas de benefícios flexíveis já é uma tendência, embora ainda não seja uma prática tão comum entre as empresas no Brasil. Um dos motivos é que a solução tecnológica que viabiliza esse projeto é relativamente recente. Quem saiu na frente e já implantou os seus programas tem a vantagem de contar com o grande valor dos benefícios flexíveis: o poder nas mãos dos funcionários para a escolha dos seus benefícios, um protagonismo que permite a cada pessoa modificar a própria realidade.

Trata-se portanto de uma mudança de comportamento, e um dos resultados é o maior engajamento dos funcionários, além do aumento da satisfação, algo que pode ser mensurado.

A Telefônica/Vivo, empresa com o maior programa de benefícios flexíveis da América Latina, faz levantamentos regulares sobre o impacto da flexibilização entre os seus 34 mil funcionários e aponta que os benefícios flexíveis são o maior motivador de permanência dos profissionais na empresa e o atributo com maior favorabilidade em ambiente e clima organizacional.

Quando a empresa flexibiliza benefícios, converte o pacote de benefícios oferecidos em pontos, que podem ser usados na escolha de diversos benefícios pré-definidos. Mas qual o passo a passo para atingir esse objetivo?

Oferecer essa resposta foi o propósito do Simpósio Benefícios Flexíveis: Implantação de A a Z, realizado pela Bematize. Vandson Cunha, líder de projetos e sistemas da Bematize, assumiu a missão de detalhar para a plateia do evento as etapas do processo: argumentação e convencimento, implantação e controle. Em cada uma delas, são definidas as áreas da empresa envolvidas, as informações de entrada, as atividades e o resultado, ou seja, o que será definido ali para ser entregue ao próximo passo.

Todos esses aspectos foram detalhados durante a palestra, para mostrar que um programa de benefícios flexíveis é uma grande oportunidade para os profissionais de RH contribuírem para transformar a organização onde trabalham.

Acerte na comunicação ou comprometa os resultados

Tão importante quanto dar poder de escolha ao colaborador é garantir que ele entendeu essa mensagem. Benefícios flexíveis envolvem mudança de comportamento, percepção, experiência. É fundamental que todos os colaboradores estejam bem informados sobre o programa, como ele funciona, a sua importância e qual o papel de cada um.

Se a comunicação não for muito bem planejada e executada, os resultados podem ser seriamente comprometidos.

Na primeira etapa do processo, de argumentação e convencimento, a equipe de Benefícios vai conversar com a liderança da empresa a fim de convencê-la sobre a relevância do projeto. Antes da decisão de optar ou não pela implantação, é preciso escolher o modelo e estudar a sua viabilidade.

Para tanto, uma das atividades é analisar o mercado para saber como outras empresas estão realizando a flexibilização. Na análise e definição do modelo, serão escolhidos o coordenador do projeto, ou o dono da missão, os responsáveis internos e a consultoria – se a empresa optar por contar com suporte especializado.

É um momento importante, em que são necessários três fatores: o conhecimento sobre benefícios flexíveis, o contato com a experiência de quem implantou com sucesso, e a tecnologia, ou seja, ter uma plataforma online que viabilize a implantação. Em média, essa primeira etapa e a próxima, que é a implantação propriamente dita, duram sete meses”, explicou Vandson Cunha.

O estudo de viabilidade envolve consultar os fornecedores (dos produtos de saúde, bem-estar e aposentadoria), analisar o pacote atual de benefícios, as politicas de remuneração e benefícios da empresa, o orçamento, as experiências das apólices. A análise desses dados e as simulações permitem definir possibilidades de flexibilização, pontos de melhoria e as opções de desenho do programa.

Chega o momento de levar essas informações à liderança da empresa e diante dela defender a tese de implantação. Projeto aprovado, é inciada a segunda etapa, a implantação. Nela devem estar envolvidas mais áreas da empresa – além da liderança e da equipe de benefícios, os times do Jurídico, de Relações Trabalhistas, Remuneração, e representantes dos sindicatos e dos fornecedores. O programa de benefícios flexíveis será montado – com os pacotes, regras e pontuações – a partir dos dados do estudo de viabilidade, dos parâmetros aprovados, orçamentos, contratos e das considerações de todas as áreas corporativas e parceiros envolvidos.

Programa pronto, é preciso implementar o sistema e os processos. Nessa fase, as equipes de Folha de Pagamento e Tecnologia da Informação e os fornecedores devem participar e trocar informações. A base para a implementação é o conjunto formado pelo programa de benefícios flexíveis definido, a política de segurança da informação da empresa, as interfaces com os envolvidos e os conteúdos de comunicação.

Além de definir a documentação dos processos, as equipes vão cuidar da autenticação e troca dos dados, realizar as configurações e a customização da plataforma, homologações e testes. Ao final do trabalho, a plataforma online estará homologada e pronta para operar. Além disso, os processos estarão mapeados e documentados.

Durante todas as etapas, a comunicação deve acontecer simultaneamente. “Definir a estratégia de comunicação é um dos maiores desafios e essencial para que os colaboradores possam conhecer o programa e assim participar e assumir suas escolhas. A base para a criação da campanha de comunicação, com textos, vídeos e demais recursos, são os documentos definidos na montagem do programa, os processos mapeados e o guia da plataforma tecnológica”, explicou Vandson.

Antes e depois da implantação da plataforma e da realização das primeiras eleições, quando os colaboradores efetivamente escolhem os seus pacotes, é preciso fazer pesquisas para acompanhar o período de maturação. Toda a experiência nesse momento será valiosa para os próximos ciclos de escolhas e para os possíveis ajustes.

Se o RH não tiver um propósito que impulsione o desejo de transformar, será difícil levar adiante a implantação de benefícios flexíveis. É preciso acreditar e identificar valor no projeto. Sem contar que esta é uma oportunidade para o RH ter todos os seus processos mapeados e documentados”, concluiu Vandson.

As dúvidas mais comuns 

Implantar benefícios flexíveis…

Custa mais caro?

Não. O custo é o mesmo de um pacote tradicional, não mais barato. O profissional de RH pode convencer a liderança a aumentar o orçamento para benefícios. E quanto mais flexibilizados os benefícios, maior o valor agregado.

Aumenta o risco jurídico?

Não, uma vez que o risco não está no pacote de benefícios flexíveis, mas no que é disponibilizado como benefícios. O ideal é contar com suporte da área jurídica no momento da implantação.

Dá mais trabalho?

Se a empresa contar com uma ferramenta online de gestão, o processo é facilitado em termos operacionais.

É para qualquer empresa?

Benefícios flexíveis são para todas as empresas, mas nem toda empresa está no momento certo para implantar. Se não é possível realizar a flexibilização necessária, melhor não iniciar o projeto.


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