Implantar benefícios flexíveis já é uma tendência, embora ainda, não seja uma prática tão comum entre as empresas no Brasil. Um dos motivos é que a solução que viabiliza esse projeto é recente. Quem já implantou tem a vantagem de contar com o valor dos benefícios flexíveis. Deixar na mão dos funcionários o poder de escolha do seu benefício é um protagonismo que permite modificar a própria realidade.
Trata-se de uma mudança de comportamento. Como resultado, temos o maior engajamento dos funcionários e o aumento da satisfação. A Vivo, empresa com o maior programa de benefícios flexíveis da América Latina, faz levantamentos regulares sobre o impacto da flexibilização de benefícios entre os seus 34 mil funcionários . Os dados apontam que benefícios flexíveis são o maior motivador de permanência dos profissionais na empresa e o atributo com maior aceitação em ambiente organizacional.
A empresa que flexibiliza benefícios, converte o pacote oferecido em pontos, que podem ser usados na escolha de diversos benefícios. Mas qual o passo a passo para atingir esse objetivo?
Essa resposta foi o propósito do Simpósio Benefícios Flexíveis: Implantação de A a Z, realizado pela Bematize. Vandson Cunha, líder de projetos e sistemas da Bematize, assumiu a missão de detalhar as etapas do processo. Assim, todos os aspectos foram apresentados para mostrar que um programa de benefícios flexíveis é uma oportunidade para transformar empresas.
Acerte na comunicação ou comprometa os resultados em benefícios flexíveis
A princípio, tão importante quanto dar poder de escolha ao colaborador é garantir que ele entendeu essa mensagem. Benefícios flexíveis envolvem mudança de comportamento, percepção e experiência. Em outras palavras, é fundamental que todos os colaboradores estejam bem informados sobre o programa. A comunicação precisa ser bem planejada e executada, para que os resultados não sejam comprometidos.
Etapas na implantação de benefícios flexíveis
1. Argumentação e convencimento ao implantar benefícios flexíveis
Antes de mais nada, a equipe de Benefícios vai conversar com a liderança da empresa, a fim de, convencê-la sobre a relevância do projeto. Além disso, antes da decisão de optar ou não pela implantação, é preciso escolher o modelo, bem como, estudar a sua viabilidade.
Ou seja, uma das atividades é analisar o mercado para saber como outras empresas estão realizando a flexibilização.
2. Análise, definição de modelo e tempo de implantação
Agora, serão definidos o coordenador do projeto, os responsáveis internos e a consultoria – Nesse sentido, é importante contar com suporte especializado.
“É um momento importante, em que são necessários três fatores: o conhecimento sobre benefícios flexíveis, o contato com a experiência de quem implantou com sucesso, e a tecnologia, ou seja, ter uma plataforma online que viabilize a implantação. Em média, essa primeira etapa e a próxima, que é a implantação propriamente dita, duram sete meses”, explicou Vandson Cunha.
3. Estudo de viabilidade da gestão de benefícios flexíveis
Em outras palavras, envolve consultar os fornecedores, analisar o pacote atual de benefícios e as politicas de remuneração e benefícios da empresa, bem como, o orçamento e as apólices. Então, após a análise desses dados é possível definir as possibilidades de flexibilização, pontos de melhoria e as opções de desenho do programa.
4. Aprovação e implementação do projeto de implantação de benefícios flexíveis
De antemão, chega o momento de levar essas informações a liderança da empresa e defender a implantação. Além disso, devem estar envolvidas mais áreas da empresa – bem como a equipe de benefícios, os times do jurídico, e de relações trabalhistas, e também os de remuneração. O programa de benefícios flexíveis será montado com os pacotes, regras e pontuações, a partir dos dados do estudo de viabilidade, dos parâmetros e das considerações de todas as áreas envolvidas.
Por fim, é preciso implementar o sistema e os processos. Nessa fase, as equipes de folha de pagamento e tecnologia da informação devem trocar informações. Todavia, a base para a implementação é o conjunto formado pelo programa de benefícios flexíveis definido, bem como, a política de segurança da informação da empresa e as interfaces com os envolvidos. Ao passo que, definem a documentação dos processos, as equipes vão cuidar da autenticação e troca dos dados, os testes de configurações e a customização da plataforma. Em conclusão, a plataforma online estará pronta para operar. Todos os processos serão mapeados e documentados.
5. Acompanhamento da gestão
Durante todas as etapas, a comunicação deve acontecer simultaneamente. “Definir a estratégia de comunicação é um essencial para que os colaboradores possam conhecer o programa e assim e assumir suas escolhas. A base para a criação da campanha de comunicação, com textos, vídeos e demais recursos, são os documentos definidos na montagem do programa”, explicou Vandson. Antes e depois da implantação da plataforma, é preciso fazer pesquisas para acompanhar o período de maturação. Toda a experiência nesse momento será valiosa para os próximos ciclos de escolhas, assim como, os principais ajustes.
“Se o RH não tiver um propósito que impulsione o desejo de transformar, será difícil levar adiante a implantação de benefícios flexíveis. É preciso acreditar e identificar valor no projeto. Sem contar que esta é uma oportunidade para o RH ter todos os seus processos mapeados e documentados”, concluiu Vandson.
As dúvidas mais comuns sobre implantar benefícios em empresas
O custo para as empresas aumenta?
Não. O custo é o mesmo de um pacote de benefícios tradicional. Caso haja aumento nos custos, haverá também no retorno do engajamento. Além disso, o profissional de RH pode convencer a liderança a aumentar o orçamento para benefícios. E quanto mais flexibilizados, maior o valor agregado.
Aumenta o risco jurídico?
Não. Ao passo que, o risco não está no pacote de benefícios flexíveis, mas no que é disponibilizado como benefícios. O ideal é contar com suporte da área jurídica no momento da implantação.
Dá mais trabalho para implantar benefícios flexíveis?
Não. Porém, a empresa deverá contar com uma ferramenta específica que ajude na sua implantação.
A gestão de benefícios flexíveis pode ser implantada em qualquer empresa?
Benefícios flexíveis são para qualquer empresa, porém, nem todas estão no momento certo para implantar. Se não é possível realizar a flexibilização necessária, melhor não iniciar o projeto. Quer saber mais detalhes sobre a receita para implantar benefícios flexíveis? Fale conosco: www.bematize.com.br.