A receita para implantar benefícios flexíveis

A adoção de programas de benefícios flexíveis já é uma tendência, embora ainda não seja uma prática tão comum entre as empresas no Brasil. Um dos motivos é que a solução tecnológica que viabiliza esse projeto é relativamente recente. Quem saiu na frente e já implantou os seus programas tem a vantagem de contar com o grande valor dos benefícios flexíveis: o poder nas mãos dos funcionários para a escolha dos seus benefícios, um protagonismo que permite a cada pessoa modificar a própria realidade.

Trata-se portanto de uma mudança de comportamento, e um dos resultados é o maior engajamento dos funcionários, além do aumento da satisfação, algo que pode ser mensurado.

A Telefônica/Vivo, empresa com o maior programa de benefícios flexíveis da América Latina, faz levantamentos regulares sobre o impacto da flexibilização entre os seus 34 mil funcionários e aponta que os benefícios flexíveis são o maior motivador de permanência dos profissionais na empresa e o atributo com maior favorabilidade em ambiente e clima organizacional.

Quando a empresa flexibiliza benefícios, converte o pacote de benefícios oferecidos em pontos, que podem ser usados na escolha de diversos benefícios pré-definidos. Mas qual o passo a passo para atingir esse objetivo?

Oferecer essa resposta foi o propósito do Simpósio Benefícios Flexíveis: Implantação de A a Z, realizado pela Bematize. Vandson Cunha, líder de projetos e sistemas da Bematize, assumiu a missão de detalhar para a plateia do evento as etapas do processo: argumentação e convencimento, implantação e controle. Em cada uma delas, são definidas as áreas da empresa envolvidas, as informações de entrada, as atividades e o resultado, ou seja, o que será definido ali para ser entregue ao próximo passo.

Todos esses aspectos foram detalhados durante a palestra, para mostrar que um programa de benefícios flexíveis é uma grande oportunidade para os profissionais de RH contribuírem para transformar a organização onde trabalham.

Acerte na comunicação ou comprometa os resultados

Tão importante quanto dar poder de escolha ao colaborador é garantir que ele entendeu essa mensagem. Benefícios flexíveis envolvem mudança de comportamento, percepção, experiência. É fundamental que todos os colaboradores estejam bem informados sobre o programa, como ele funciona, a sua importância e qual o papel de cada um.

Se a comunicação não for muito bem planejada e executada, os resultados podem ser seriamente comprometidos.

Na primeira etapa do processo, de argumentação e convencimento, a equipe de Benefícios vai conversar com a liderança da empresa a fim de convencê-la sobre a relevância do projeto. Antes da decisão de optar ou não pela implantação, é preciso escolher o modelo e estudar a sua viabilidade.

Para tanto, uma das atividades é analisar o mercado para saber como outras empresas estão realizando a flexibilização. Na análise e definição do modelo, serão escolhidos o coordenador do projeto, ou o dono da missão, os responsáveis internos e a consultoria – se a empresa optar por contar com suporte especializado.

É um momento importante, em que são necessários três fatores: o conhecimento sobre benefícios flexíveis, o contato com a experiência de quem implantou com sucesso, e a tecnologia, ou seja, ter uma plataforma online que viabilize a implantação. Em média, essa primeira etapa e a próxima, que é a implantação propriamente dita, duram sete meses”, explicou Vandson Cunha.

O estudo de viabilidade envolve consultar os fornecedores (dos produtos de saúde, bem-estar e aposentadoria), analisar o pacote atual de benefícios, as politicas de remuneração e benefícios da empresa, o orçamento, as experiências das apólices. A análise desses dados e as simulações permitem definir possibilidades de flexibilização, pontos de melhoria e as opções de desenho do programa.

Chega o momento de levar essas informações à liderança da empresa e diante dela defender a tese de implantação. Projeto aprovado, é inciada a segunda etapa, a implantação. Nela devem estar envolvidas mais áreas da empresa – além da liderança e da equipe de benefícios, os times do Jurídico, de Relações Trabalhistas, Remuneração, e representantes dos sindicatos e dos fornecedores. O programa de benefícios flexíveis será montado – com os pacotes, regras e pontuações – a partir dos dados do estudo de viabilidade, dos parâmetros aprovados, orçamentos, contratos e das considerações de todas as áreas corporativas e parceiros envolvidos.

Programa pronto, é preciso implementar o sistema e os processos. Nessa fase, as equipes de Folha de Pagamento e Tecnologia da Informação e os fornecedores devem participar e trocar informações. A base para a implementação é o conjunto formado pelo programa de benefícios flexíveis definido, a política de segurança da informação da empresa, as interfaces com os envolvidos e os conteúdos de comunicação.

Além de definir a documentação dos processos, as equipes vão cuidar da autenticação e troca dos dados, realizar as configurações e a customização da plataforma, homologações e testes. Ao final do trabalho, a plataforma online estará homologada e pronta para operar. Além disso, os processos estarão mapeados e documentados.

Durante todas as etapas, a comunicação deve acontecer simultaneamente. “Definir a estratégia de comunicação é um dos maiores desafios e essencial para que os colaboradores possam conhecer o programa e assim participar e assumir suas escolhas. A base para a criação da campanha de comunicação, com textos, vídeos e demais recursos, são os documentos definidos na montagem do programa, os processos mapeados e o guia da plataforma tecnológica”, explicou Vandson.

Antes e depois da implantação da plataforma e da realização das primeiras eleições, quando os colaboradores efetivamente escolhem os seus pacotes, é preciso fazer pesquisas para acompanhar o período de maturação. Toda a experiência nesse momento será valiosa para os próximos ciclos de escolhas e para os possíveis ajustes.

Se o RH não tiver um propósito que impulsione o desejo de transformar, será difícil levar adiante a implantação de benefícios flexíveis. É preciso acreditar e identificar valor no projeto. Sem contar que esta é uma oportunidade para o RH ter todos os seus processos mapeados e documentados”, concluiu Vandson.

As dúvidas mais comuns 

Implantar benefícios flexíveis…

Custa mais caro?

Não. O custo é o mesmo de um pacote tradicional, não mais barato. O profissional de RH pode convencer a liderança a aumentar o orçamento para benefícios. E quanto mais flexibilizados os benefícios, maior o valor agregado.

Aumenta o risco jurídico?

Não, uma vez que o risco não está no pacote de benefícios flexíveis, mas no que é disponibilizado como benefícios. O ideal é contar com suporte da área jurídica no momento da implantação.

Dá mais trabalho?

Se a empresa contar com uma ferramenta online de gestão, o processo é facilitado em termos operacionais.

É para qualquer empresa?

Benefícios flexíveis são para todas as empresas, mas nem toda empresa está no momento certo para implantar. Se não é possível realizar a flexibilização necessária, melhor não iniciar o projeto.


O feedback nunca mais será como antes

Cada vez mais empresas estão repensando as suas normas sobre os processos de feedback e o mais questionado é o antigo modelo da revisão anual, em que chefe e subordinado se encontram uma vez por ano para analisar o desempenho do funcionário. É que a ideia da avaliação contínua está ganhando força.

Empresas a exemplo da Amazon, Accenture e IBM estão substituindo sistemas tradicionais de feedback e de avaliação e adotando novos métodos e frequências. Os responsáveis por estas transformações são os próprios funcionários, que vêm demonstrando insatisfação com a metodologia antiga de bate-papo.

Ainda que repaginado, o feedback continuará existindo, sem dúvidas. O mais importante mesmo continuará sendo a mensagem que o chefe deixa ao funcionário na hora da avaliação. Afinal de contas, o objetivo é que o processo seja útil e construtivo.

O TINYpulse, fornecedor de ferramentas para gerenciamento de desempenho no ambiente de trabalho, compilou uma lista de 100 frases de avaliação que podem ser usadas por gestores na hora do feedback dos funcionários. Foram definidas 20 categorias de temas, e para cada uma delas sugeridas diversas frases. Confira abaixo uma seleção de frases de cada categoria.

Realização: “destaca-se no desenvolvimento de programas e estratégias com bons resultados”.

Administração: “estabelece sistemas eficazes de recuperação da informação”.

Coaching: “é altamente respeitado pelos funcionários para compartilhar preocupações, problemas e oportunidades”.

Habilidades de comunicação: “comunica eficazmente as expectativas”.

Cooperação: “tem prazer em trocar experiências”.

Criatividade: “é inteligente e imaginativo quando confrontado com obstáculos”.

Delegação: “capacita os funcionários com recursos para conseguir resultados”.

Melhoria: “concebe novas estratégias”.

Inovação: “é curioso sobre possibilidades inovadoras”.

Habilidades interpessoais: “reconhece as necessidades dos outros e oferece ajuda”.

Capacidade de aprendizagem: “responde rapidamente às novas instruções, situações, métodos e procedimentos”.

Gerenciamento de capacidade: “colabora com os membros da equipe para estabelecer um caminho de desenvolvimento”.

Planejamento: “efetivamente coloca planos em ação”.

Potencial: “é capaz de desempenho diferenciado em condições de alto nível”.

Solução de problemas: “resolve eficazmente os problemas em vez dos sintomas”.

Produtividade:
“é um importante contribuinte para os sucessos do departamento”.

Gerenciamento de projetos: “é transparente com o progresso de um projeto”.

Habilidades de supervisão: “oferece reconhecimento consistente aos demais funcionários”.

Gestão do tempo: “respeita o tempo dos outros”.

Visão: “demonstrar a capacidade de transformar sua visão em execução”.


Saúde e Segurança do Trabalho são temas de observatório digital

O Ministério Público do Trabalho (MPT) e a Organização Internacional do Trabalho (OIT) lançaram, em abril, o Observatório Digital de Saúde e Segurança do Trabalho – acesse aqui.

A intenção é unificar e facilitar o acesso a estatísticas detalhadas e atualizadas sobre o assunto, com informações reunidas em bancos de dados de instituições e órgãos governamentais de todo o país. Os dados podem ser utilizados no desenvolvimento, monitoramento e avaliação de projetos, programas e políticas públicas e corporativas de prevenção de acidentes e doenças no trabalho.

No portal, o usuário encontra indicadores de frequência de acidentes de trabalho, número de notificações, gastos previdenciários acumulados, dias de trabalho perdidos, mortes por acidentes, localização dos acidentes e afastamentos, ramos de atividade econômica envolvidos, perfis das vítimas e descrições da Classificação Internacional de Doenças. Um dos dados disponibilizados revela que cerca de R$ 20 bilhões foram gastos com benefícios acidentários entre 2012 e 2016 no Brasil, período em que os trabalhadores perderam juntos mais de 250 milhões de dias de trabalho devido a acidentes e doenças ocupacionais.

O Observatório foi desenvolvido pelo Smart Lab de Trabalho Decente do MPT e da OIT, com a colaboração científica da Faculdade de Saúde Pública da Universidade de São Paulo (USP).


WhatsApp: ferramenta corporativa para usar com cautela

É inquestionável que o WhatsApp facilita a comunicação e que também pode beneficiar a realização do trabalho nos ambientes corporativos. Mas as regras sobre a sua utilização dentro da empresa ou em horário de expediente devem estar bem claras para que não haja prejuízos na relação entre empregados e empregadores.

A empresa deve sair na frente e comunicar de maneira objetiva quais as regras de utilização profissional do aplicativo ou mesmo deixar clara a proibição e explicar os motivos.

Nas situações em que o uso do aplicativo é permitido como ferramenta para o trabalho, em geral para quem realiza atividades externas ou usa o WhatsApp para contato com clientes, o funcionário deve saber como proceder a fim de preservar o sigilo das informações da empresa. O ideal é que, se houver necessidade de utilizar o aplicativo para o trabalho, a ferramenta seja fornecida ao profissional pela empresa.

Em outros casos, quando o uso de aplicativos e outros meios eletrônicos durante o expediente de trabalho é proibido, sobretudo para evitar o acesso às redes sociais, é ideal que a limitação seja expressa nos regulamentos internos da empresa, prevenindo sobre as consequências. Advertências, suspensões e mesmo a dispensa por justa causa podem ser repercussões da desobediência às restrições.

Para empregadores e empregados, deve ficar claro que o uso indevido de aplicativos e de redes sociais pode ter repercussões negativas para ambas as partes. A jurisprudência considera o conteúdo de certas mensagens trocadas por estes meios como prova de transmissão indevida, por parte de funcionários, de informações da empresa consideradas sigilosas. A consequência, nestes casos, pode envolver a indenização da empresa por parte do profissional e mesmo a comprovação de justa causa para a dispensa do trabalho.

Para a empresa, o cuidado com o teor das mensagens trocadas entre funcionários e seus superiores hierárquicos é essencial, já que pode ser meio de comprovação de assédio, com possibilidade de reclamação por danos morais. As solicitações, por meio de aplicativos, para a realização de trabalhos feitas fora do horário do expediente também podem caracterizar horas extras.