A receita para implantar benefícios flexíveis

A adoção de programas de benefícios flexíveis já é uma tendência, embora ainda não seja uma prática tão comum entre as empresas no Brasil. Um dos motivos é que a solução tecnológica que viabiliza esse projeto é relativamente recente. Quem saiu na frente e já implantou os seus programas tem a vantagem de contar com o grande valor dos benefícios flexíveis: o poder nas mãos dos funcionários para a escolha dos seus benefícios, um protagonismo que permite a cada pessoa modificar a própria realidade.

Trata-se portanto de uma mudança de comportamento, e um dos resultados é o maior engajamento dos funcionários, além do aumento da satisfação, algo que pode ser mensurado.

A Telefônica/Vivo, empresa com o maior programa de benefícios flexíveis da América Latina, faz levantamentos regulares sobre o impacto da flexibilização entre os seus 34 mil funcionários e aponta que os benefícios flexíveis são o maior motivador de permanência dos profissionais na empresa e o atributo com maior favorabilidade em ambiente e clima organizacional.

Quando a empresa flexibiliza benefícios, converte o pacote de benefícios oferecidos em pontos, que podem ser usados na escolha de diversos benefícios pré-definidos. Mas qual o passo a passo para atingir esse objetivo?

Oferecer essa resposta foi o propósito do Simpósio Benefícios Flexíveis: Implantação de A a Z, realizado pela Bematize. Vandson Cunha, líder de projetos e sistemas da Bematize, assumiu a missão de detalhar para a plateia do evento as etapas do processo: argumentação e convencimento, implantação e controle. Em cada uma delas, são definidas as áreas da empresa envolvidas, as informações de entrada, as atividades e o resultado, ou seja, o que será definido ali para ser entregue ao próximo passo.

Todos esses aspectos foram detalhados durante a palestra, para mostrar que um programa de benefícios flexíveis é uma grande oportunidade para os profissionais de RH contribuírem para transformar a organização onde trabalham.

Acerte na comunicação ou comprometa os resultados

Tão importante quanto dar poder de escolha ao colaborador é garantir que ele entendeu essa mensagem. Benefícios flexíveis envolvem mudança de comportamento, percepção, experiência. É fundamental que todos os colaboradores estejam bem informados sobre o programa, como ele funciona, a sua importância e qual o papel de cada um.

Se a comunicação não for muito bem planejada e executada, os resultados podem ser seriamente comprometidos.

Na primeira etapa do processo, de argumentação e convencimento, a equipe de Benefícios vai conversar com a liderança da empresa a fim de convencê-la sobre a relevância do projeto. Antes da decisão de optar ou não pela implantação, é preciso escolher o modelo e estudar a sua viabilidade.

Para tanto, uma das atividades é analisar o mercado para saber como outras empresas estão realizando a flexibilização. Na análise e definição do modelo, serão escolhidos o coordenador do projeto, ou o dono da missão, os responsáveis internos e a consultoria – se a empresa optar por contar com suporte especializado.

É um momento importante, em que são necessários três fatores: o conhecimento sobre benefícios flexíveis, o contato com a experiência de quem implantou com sucesso, e a tecnologia, ou seja, ter uma plataforma online que viabilize a implantação. Em média, essa primeira etapa e a próxima, que é a implantação propriamente dita, duram sete meses”, explicou Vandson Cunha.

O estudo de viabilidade envolve consultar os fornecedores (dos produtos de saúde, bem-estar e aposentadoria), analisar o pacote atual de benefícios, as politicas de remuneração e benefícios da empresa, o orçamento, as experiências das apólices. A análise desses dados e as simulações permitem definir possibilidades de flexibilização, pontos de melhoria e as opções de desenho do programa.

Chega o momento de levar essas informações à liderança da empresa e diante dela defender a tese de implantação. Projeto aprovado, é inciada a segunda etapa, a implantação. Nela devem estar envolvidas mais áreas da empresa – além da liderança e da equipe de benefícios, os times do Jurídico, de Relações Trabalhistas, Remuneração, e representantes dos sindicatos e dos fornecedores. O programa de benefícios flexíveis será montado – com os pacotes, regras e pontuações – a partir dos dados do estudo de viabilidade, dos parâmetros aprovados, orçamentos, contratos e das considerações de todas as áreas corporativas e parceiros envolvidos.

Programa pronto, é preciso implementar o sistema e os processos. Nessa fase, as equipes de Folha de Pagamento e Tecnologia da Informação e os fornecedores devem participar e trocar informações. A base para a implementação é o conjunto formado pelo programa de benefícios flexíveis definido, a política de segurança da informação da empresa, as interfaces com os envolvidos e os conteúdos de comunicação.

Além de definir a documentação dos processos, as equipes vão cuidar da autenticação e troca dos dados, realizar as configurações e a customização da plataforma, homologações e testes. Ao final do trabalho, a plataforma online estará homologada e pronta para operar. Além disso, os processos estarão mapeados e documentados.

Durante todas as etapas, a comunicação deve acontecer simultaneamente. “Definir a estratégia de comunicação é um dos maiores desafios e essencial para que os colaboradores possam conhecer o programa e assim participar e assumir suas escolhas. A base para a criação da campanha de comunicação, com textos, vídeos e demais recursos, são os documentos definidos na montagem do programa, os processos mapeados e o guia da plataforma tecnológica”, explicou Vandson.

Antes e depois da implantação da plataforma e da realização das primeiras eleições, quando os colaboradores efetivamente escolhem os seus pacotes, é preciso fazer pesquisas para acompanhar o período de maturação. Toda a experiência nesse momento será valiosa para os próximos ciclos de escolhas e para os possíveis ajustes.

Se o RH não tiver um propósito que impulsione o desejo de transformar, será difícil levar adiante a implantação de benefícios flexíveis. É preciso acreditar e identificar valor no projeto. Sem contar que esta é uma oportunidade para o RH ter todos os seus processos mapeados e documentados”, concluiu Vandson.

As dúvidas mais comuns 

Implantar benefícios flexíveis…

Custa mais caro?

Não. O custo é o mesmo de um pacote tradicional, não mais barato. O profissional de RH pode convencer a liderança a aumentar o orçamento para benefícios. E quanto mais flexibilizados os benefícios, maior o valor agregado.

Aumenta o risco jurídico?

Não, uma vez que o risco não está no pacote de benefícios flexíveis, mas no que é disponibilizado como benefícios. O ideal é contar com suporte da área jurídica no momento da implantação.

Dá mais trabalho?

Se a empresa contar com uma ferramenta online de gestão, o processo é facilitado em termos operacionais.

É para qualquer empresa?

Benefícios flexíveis são para todas as empresas, mas nem toda empresa está no momento certo para implantar. Se não é possível realizar a flexibilização necessária, melhor não iniciar o projeto.


A proposta de valor dos benefícios flexíveis

A 4ª edição do Simpósio Bematize foi além da conceituação dos benefícios flexíveis e da discussão sobre as suas repercussões no funcionamento das empresas para apresentar, com mais profundidade, todo o escopo de um projeto de implantação, desde a definição do desenho do programa até a aplicação da solução tecnológica.

Entendemos benefícios flexíveis não como a simples flexibilização de benefícios isolados, como a concessão de cartões direcionados a determinado fim, ou a opção de livre adesão aos planos de saúde e odontológico. No nosso conceito, em um programa de benefícios flexíveis, a empresa converte o pacote de benefícios oferecidos em pontos, que podem ser usados na escolha de diversos benefícios pré-definidos, respeitando sempre as regras e limites tecnicamente estipulados”, definiu Ronn Gabay, líder de consultoria e negócios da Bematize, durante o Simpósio.

O evento, que reuniu gestores de Recursos Humanos de empresas de diversas áreas, na semana passada em São Paulo (SP), mostrou, na prática, que implantar benefícios flexíveis é uma forma de promover a transformação no RH como um todo.

O conteúdo é oportuno, já que vem crescendo exponencialmente o interesse das empresas, de variados setores, em implantar programas flexíveis – uma tendência no mercado, reconhecida como essencial para a atração e retenção de talentos.

Os benefícios flexíveis vieram para ficar, e as empresas que não se adaptarem a esta nova realidade ficarão para trás. Muitos profissionais já têm a expectativa de serem contratados por quem oferece esse diferencial, e a empresa que ainda não dispõe de benefícios flexíveis já começa a ser cobrada por seus profissionais neste sentido. As que flexibilizaram seus pacotes de benefícios, e obtiveram excelentes resultados, garantem segurança para as que estão iniciando esse processo”, comentou Vandson Cunha, líder de projetos e sistemas da Bematize.

Um dos questionamentos da plateia durante o Simpósio foi sobre uma possível redução de custos com a implantação de benefícios flexíveis. Vandson Cunha explicou que a flexibilização não é responsável direta pela redução ou aumento dos custos, e nem deveria ser, já que o objetivo é agregar valor à empresa. “O mote para a redução dos custos observada pelas empresas que implantaram o programa é a automatização dos processos, não os benefícios flexíveis em si. A economia é um efeito colateral da maior eficiência advinda de processos mapeados e automatizados”, afirmou.

Essa automatização é uma oportunidade de digitalizar todos os processos do RH, incluindo atualizações cadastrais, reembolsos, movimentações de benefícios, admissões, entre outros. Trata-se de uma mudança de cultura que pode transformar o RH e contribuir com a sua atuação estratégica.

Confira, nas próximas matérias da série sobre o Simpósio Benefícios Flexíveis: Implantação de A a Z, os detalhes sobre o processo de implantação do programa e as experiências de líderes de RH da Deloitte, everis, iFood e Vivo.


Programas de bem-estar podem combater o presenteísmo

A presença física, mas ausência mental no ambiente de trabalho, o chamado presenteísmo, tem algumas causas. Entre as principais, a insatisfação e a desmotivação. Mas a alta satisfação também pode ter repercussões negativas, quando o profissional desenvolve um compromisso intenso com uma organização ou uma causa e continua trabalhando mesmo doente, é a chamada Síndrome de Burnout.

O pesquisador norte-americano Ray Merrill e sua equipe estudaram o presenteísmo em 21 mil funcionários de três empresas. As razões identificadas para o problema era a má saúde física e mental, estresse financeiro, conflitos no local de trabalho, treinamento inadequado e problemas pessoais.

A pesquisa levantou a necessidade do apoio gerencial e dos programas estruturados de bem-estar dos funcionários para erradicar o problema.

Dados do Departamento de Estatísticas do Trabalho dos Estados Unidos apontam que 41 milhões de pessoas na força de trabalho do país não recebem licença médica paga, e vão ao trabalho doentes porque não podem se dar ao luxo de não trabalhar. Além disso, o trabalhador médio americano leva 5,2 dias afastado por doença por ano. Os pesquisadores analisaram as informações e concluíram que não há provas sólidas de que a licença paga por doença aumenta os custos ou que os empregados abusam desta política. E como argumento adicional, o benefício vai estimular funcionários leais e produtivos.

Os problemas financeiros são causas frequentes de presenteísmo entre trabalhadores norte-americanos. Neste caso, os profissionais estão no escritório, mas gastam, em média, 15 minutos por dia de trabalho lidando com questões financeiras pessoais, e até 62,5 horas por ano, de acordo com um estudo da Alliant Credit Union. Estes problemas afetam o desempenho no trabalho; e os RHs de diversas empresas, em resposta, implementam programas de bem-estar financeiro patrocinados pelo empregador.

Outras causas de presenteísmo que podem ser combatidas pelo RH envolvem pesadas cargas de trabalho, falta de pessoal, horas extras e pressões por prazos de entrega. São estes sinais revelados pelos funcionários que devem ser observados pela equipe de Recursos Humanos, na avaliação do pesquisador Ray Merrill, a fim de recomendar e implantar mudanças.


Empresas concedem maiores incentivos para estimular participação de funcionários em programas de promoção da saúde

Cresce o número de empresas que estão ampliando os programas de bem-estar dos funcionários, incluindo a segurança financeira e oportunidades de voluntariado comunitário.

Oitenta e quatro por cento dos empregadores entrevistados na 8ª pesquisa anual sobre saúde corporativa e bem-estar declararam que oferecem aos seus trabalhadores programas de segurança financeira, a exemplo do acesso a ferramentas de gestão da dívida ou aconselhamento de empréstimo a estudante. No ano anterior, este percentual era de 76%. A pesquisa é realizada em empresas norte-americanas pela Fidelity Investments, um provedor de benefícios, e pela organização sem fins lucrativos National Business Group on Health, uma associação de empregadores.

O levantamento aconteceu entre novembro e dezembro de 2016 e inclui respostas de 141 organizações grandes e médias em todo o país. Os entrevistados foram questionados sobre seus programas de benefícios para 2017.

A pesquisa também mostrou que 95% dos empregadores ouvidos estão oferecendo programas de bem-estar físico em 2017, e 87% fornecem benefícios de saúde emocional, tais como o aconselhamento de saúde mental.

Além disso, 74% dos entrevistados incluem incentivos aos funcionários dentro de suas iniciativas de bem-estar. O valor médio de incentivo aos funcionários foi de US$ 742 este ano, acima de US$ 651 em 2016 e US$ 521 em 2013.

Os empregadores também estão aumentando os incentivos para que os cônjuges e parceiros participem de ofertas de bem-estar, com o incentivo anual médio em US$ 694, 47% acima da média de 2016, de US$ 471.

Entre os programas de segurança financeira mais populares estão:

-Seminários (oferecidos por 82% dos empregadores)
-Acesso a ferramentas para apoiar decisões financeiras como hipotecas, testamentos e proteção de renda (74%)
-Ferramentas e recursos para apoiar a poupança de emergência, gestão da dívida e orçamento (71%)
-Aconselhamento sobre empréstimo a estudante ou assistência de reembolso (25%)

E os programas de bem-estar físico:

-Cessação do tabagismo (91%)
-Atividades físicas (86%)
-Gerenciamento de peso (79%)


Para gerenciar benefícios em tempos de crise a solução é planejar

Momentos de turbulência econômica podem mexer com os custos de benefícios e exigir transformações no programa.
Os desafios impostos a empresas por pressões econômicas e mudanças regulatórias ou na legislação, entre outros ajustes, podem ter impacto direto nos programas de benefícios aos funcionários, exigindo novas ofertas ou alterando os custos dos benefícios oferecidos.

O planejamento com o objetivo de prever e se preparar para estas alterações é a solução para o gerenciamento do programa de benefícios. Com a antecipação dos cenários mais difíceis há tempo para negociação de possíveis ajustes com as empresas fornecedoras e para a busca de soluções criativas a fim de manter a consistência e a qualidade do programa.

É preciso considerar que, especialmente em momentos de instabilidade econômica no país, os funcionários também estarão naturalmente mais preocupados com os seus destinos, o que torna essencial que a empresa mantenha todos informados sobre a gestão e possíveis novidades a respeito dos benefícios.

Para as empresas passarem pelo período de turbulência com maior tranquilidade e sem prejuízos na relação com os empregados, alguns aspectos são primordiais:

  • Ter uma filosofia de benefícios forte e consolidada;
  • Desenvolver uma política abrangente sobre os benefícios dos empregados, com um conjunto de princípios orientadores que possam ser base de decisões sobre o assunto;
  • Contar com uma ferramenta de gestão dos planos de benefícios, o que permite acompanhar exatamente o que a organização está oferecendo, para quem e a que custo;
  • Para evitar gastar recursos planejando tudo o que pode ocorrer, os executivos de RH podem preparar um plano alternativo para reagir a eventuais efeitos da instabilidade econômica nos programas de benefícios.
  • Comunicar-se com os funcionários. Uma comunicação transparente sobre possíveis mudanças e ajustes é essencial ao bom funcionamento da empresa.